Ticari fatura ve proforma fatura gümrük beyannamesi hazırlanırken farklı rollere sahiptir. Ticari fatura gümrük değerini belirleyen resmi belge; proforma fatura ise taslak ve fiyat teklifi niteliğindedir. Hangisinin hangi aşamada kullanıldığını bilmek, vergi hesaplaması ve belge doğrulamasında hata riskini azaltır.
Ticari Fatura (Commercial Invoice) Nedir?
Ticari fatura, satıcı tarafından alıcıya satışı gerçekleştirildikten sonra düzenlenen resmi belgedir. Malların gerçek satış koşullarını (fiyat, miktar, şartlar) içerir ve gümrük idaresi tarafından gümrük değerini belirlemek için kullanılan temel dokümandır. Mal ithal edilirken gümrük beyannamesi hazırlanırken ticari fatura zorunludur.
Ticari faturada bulunması gereken bilgiler arasında satıcı ve alıcı tam adres ve vergi kimlik numaraları, ürün tariflemeleri, birim fiyat, toplam tutarı, ödeme şartları ve teslimat koşulları (Incoterms) yer alır.
Proforma Fatura (Pro Forma Invoice) Nedir?
Proforma fatura, mallar satışa hazırlanmadan veya sipariş onaylanmadan önce satıcı tarafından taslak niteliğinde düzenlenen belgedir. Alıcı için ön bilgilendirme, fiyat teklifi ve kredi anlaşması amacıyla kullanılır. Gümrük idaresi proforma faturayı resmi belge olarak kabul etmez.
Proforma faturalar sıklıkla özellikle ithalatçının bütçe planlaması, sigorta düzenlemesi veya geliştirilmiş kredi (L/C) açılması aşamasında kullanılır ancak gümrük değerleme aşamasında geçerliliği yoktur.
Gümrük Açısından Birbirinden Hangi Yönlerle Farklıdırlar?
Resmi Niteliği Ticari fatura alıcı ile satıcı arasında yasal satış sözleşmesini kanıtlar ve vergi makamları tarafından tanınır. Proforma fatura henüz bağlayıcı olmayan bir tekliftir ve resmi gümrük belgesi statüsü taşımaz.
Gümrük Değerinin Belirlenmesinde Rol Gümrük beyannamesi oluştururken, vergilendirme ve gümrük çıkması için ticari fatura üzerindeki fiyat esas alınır. Proforma fatura bu aşamada destekleyici belge olarak yalnızca malların ön tanımlanması ve karşılaştırma amaçlı incelemede kullanılabilir.
İthalatçının Yükümlülükleri İthalatçı gümrük beyannamesi sunmadan önce ticari faturaya sahip olmalıdır. Proforma fatura ile beyanname açılması mümkün olmadığından, satış gerçekleştikten sonra asıl faturanın gümrüğe ibraz edilmesi şarttır.
Belge Doğrulama ve İtiraz Süreçleri Gümrük idaresi şüpheli gümrük değerinde ticari faturayı sorgular ve satıcı ile doğrudan iletişime geçebilir. Proforma fatura dayalı bir beyan, resmi delil niteliğinde olmadığından, itiraz süreci başlatılamaz.
Pratik Senaryolarda Nasıl Kullanılır?
Siparişin İlk Aşaması İthalatçı fiyat teklifi istediğinde, satıcı proforma fatura gönderir. Bu dönemde taraflar malın niteliği, miktarı ve tahmini fiyat hakkında anlaşırlar. Gümrük müdürlüğü ile bu aşamada işlem başlatılmaz.
Sipariş Onayı ve Ödeme Anlaşma kesinleştikten sonra satıcı ticari fatura düzenler ve mallar sevk edilir. İthalatçı bu faturayı ve sevkiyat belgelerini (konşimento, hava taşıyıcı belgesi vb.) gümrüğe sunmak üzere saklar.
Gümrük Clearance İthalatçı ve/veya gümrük müşaviri gümrük beyannamesi hazırlarken ticari faturadaki tutarı, ödeme koşullarını ve Incoterms'i gümrük değerleme çerçevesinde doldurur. Proforma fatura arka planda destekleyici belge olarak saklanır ancak beyan edilmez.
Ticari ve Proforma Faturaları Karıştırdığında Neler Olabilir?
Gümrük beyannamesi proforma fatura fiyatı üzerinden yapılırsa ve sonradan ticari faturadaki gerçek fiyat daha yüksek çıkarsa, gümrük idaresi değerleme farkını tespit eder. Bu durumda ek vergi, ceza ve işlem gecikmesi söz konusu olabilir.
Tersine senariyoda, proforma fatura yüksek tutarsa, ithalatçı daha fazla vergi ödeyebilir ve fark iade talebinde bulunmak için uzun prosedür izlemek zorunda kalır. Bu tür belirsizliklerin kaynağı belçe türlerinin karıştırılmasıdır.
Sıkça Sorulan Sorular
Gümrük beyannamesi proforma fatura ile açılabilir mi?
Hayır. Gümrük idaresi beyan için ticari faturayı ve satış sözleşmesini kanıtlayan belgeleri ister. Proforma fatura resmi nitelik taşımadığından, beyannamede ticari fatura ve sevkiyat dokümanları kullanılmalıdır.
Proforma fatura neden hala önemlidir?
Proforma fatura alıcının bütçe planlaması, kredi anlaşması ve sigorta düzenleme aşamalarında kritiktir. Ayrıca malın tanımlanması ve gümrük tarif kodunun önceden belirlenmesinde yardımcı olur.
Ticari faturada yer alması gereken unsurlar nelerdir?
Satıcı ve alıcı adı, adresi, vergi kimlik numarası; malın tam tanımı ve GTİP kodu (gerekirse); birim fiyat ve toplam tutar; ödeme şartları; Incoterms (FOB, CIF vb.); tarih ve imza; varsa diskon veya ilave ücretler bulunmalıdır.
Gümrük müşaviri bu belgeleri kontrol ederken nelere dikkat eder?
Satıcı ve alıcı bilgilerinin doğruluğu, para biriminin tutarlılığı, fiyat ile sevkiyat belgeleri arasında uyum, Incoterms'in gümrük değerlemesi ile uygulanıp uygulanmadığı, varsa iskonto veya ek ücretlerin belirtilip belirtilmediği kontrol edilir.
Proforma fatura ile ticari faturada fiyat farkı varsa ne yapılır?
Sevkiyat sonrası ticari faturadaki gerçek fiyat geçerli olur. Gümrük beyannamesi bu tutarla açılmalıdır. Fark önemli ise (sektöre bağlı), gümrük idaresi satıcı ve alıcı arasında anlaşma bulunup bulunmadığını doğrulamak isteyebilir.
İthalatçı ticari faturayı hangi durumda değiştiremez?
Satış gerçekleştikten sonra, ticari fatura satıcı tarafından düzenlenen resmi belge olur. İthalatçı kendi tarafından bu faturayı düzeltemez. Fatura hatasında satıcıdan düzeltilmiş fatura (düzeltme faturası) istenmelidir.
Not: Bu yazı gümrük operasyonlarında ticari ve proforma faturaların rolünü genel hatlarıyla açıklamaktadır. Belge doğrulama, gümrük değerleme ve beyan aşamalarında yaşanabilecek özel durumlarda ya da ülke bazlı mevzuat farklılıklarında, yetkilendirilmiş gümrük müşaviri veya gümrük müdürlüğü ile detaylı teyit yapılması önerilir.